Le module Contrats de Webreed vous permet de créer des modèles de contrat de vente, de réservation, d'option et des contrats transactionnels à votre convenance. L'idée : vous faites un modèle de contrat une fois et ensuite, ce modèle va se remplir tout seul pour toutes vos ventes, vos réservations, vos options en seulement 2 minutes. La mise en place prend généralement un peu de temps, mais ensuite, c'est le BONHEUR et le temps gagné est monstrueux. (Pardonnez mon enthousiasme d'éleveuse 😃)
Création de vos contrats, pré-requis
Pour commencer la création de vos contrats, voici les pré-requis:
- Avoir un modèle de contrat à implémenter dans Webreed. Il peut être fourni par un prestataire : avocat, syndicat, protection juridique, club .... ou fait 100% maison. C'est à vous de voir et d'évaluer les besoins de votre élevage quant à ce document jurifique.
- Utiliser l'ordinateur car en mobile, l'édition ne sera pas optimale. Vous allez travailler sur un document type Word au final. Donc ==> ordi impératif.
- Avoir plus que 5 minutes devant vous pour copier / coller les textes de votre contrat et les mettre en forme selon votre goût.
- Comprendre que vous renseignez UNE FOIS un modèle de contrat, et ensuite vous générez des contrats sans toucher au modèle.
- Saisir la logique d'enchaînement des contrats entre eux.
Mécanique des contrats
1) Modèle de contrat
Comme expliqué ci-dessus, ce que nous nous apprêtons à faire c'est à remplir un MODÈLE de contrat.
C'est un peu comme du publipostage : vous renseignez dans votre modèle de contrat vos textes et ces textes comportent des variables. Une variable c'est par exemple : la race du chien / chat, son âge, le nom de votre adoptant, le nom de votre élevage, la date du jour, le prix de l'animal etc. Il y a beaucoup de variables disponibles dans Webreed pour faire vos contrats ! Une fois le modèle de contrat créé, vous pouvez générer vos contrats à partir de ce modèle.
2) Les contrats sont liés
Les contrats d'option, de réservation et de vente sont liés. Une option peut devenir une réservation qui peut ensuite devenir une vente. Vous pouvez néanmoins créer l'un sans avoir impérativement créé l'autre avant. Exemple concrêt : vous pouvez créer un contrat de vente sans avoir créé en amont une réservation.
Tuto modèle de contrat Webreed
1-2) Accès au module Contrats pour éditer votre premier modèle de contrat.
Dans le menu latéral, ouvrir Adoptions → Mes contrats. Cet écran centralise l’ensemble des contrats enregistrés pour l’élevage.
3) Créer un contrat
Le bouton « Créer un contrat » vous permettra de créer votre nouveau modèle de contrat. Il vous amène à l'écran d'édition qui vous permettra de coller vos textes et implémenter vos variables (depuis le menu insérer ou depuis le bouton de raccourci bleu "variables").
4) Créer une clause
Le bouton "Créer une clause" vous permet de rédiger une clause contractuelle réutilisable. Les clauses servent ensuite à composer ou modifier les contrats. Exemple d'une "clause" : le "bloc adresse adoptant" et le "bloc adresse élevage" que l'on retrouve généralement sur tous les contrats de tout type.
5-6) Modifier / supprimer un contrat
Ces boutons permettent d’éditer un modèle de contrat existant. Vous pouvez aussi supprimer des modèles de contrat qui seraient par exemple devenus obsolètes.
Note importante :
- un contrat supprimé n’est plus récupérable,
- la suppression est à éviter pour un contrat déjà utilisé ou signé.
Aperçu de la fenêtre d'édition du modèle de contrat. Bouton bleu pour les variables :
Boutons sur le modèle de contrat : bouton "aperçu" pour vérifier au fur et à mesure votre mise en forme, bouton "dupliquer" pour reproduire une copie de ce contrat et bouton "sauvegarder" : sauvegardez régulièrement vos modifications !
Réglage des paramètres par défaut
Depuis le menu Mes contrats, toujours, ouvrir l’onglet Paramètres. Cet écran permet de définir les paramètres globaux et les modèles de contrat utilisés par défaut pour les options, réservations, ventes et transactions.
La section Pied de page de votre contrat permet de définir un contenu commun qui sera ajouté automatiquement à tous les contrats générés.
En dessous, vous pouvez choisir les paramètres par défaut, et notamment le modèle de contrat par défaut que vous souhaitez utiliser pour chaque évènement transactionnel (option, résa, vente ou transaction).
Une fois que votre modèle de contrat vous convient et que vous avez fait vos réglages par défaut, vous pouvez commencer à l'utiliser ! Pour cela :
- Si vous voulez créer une option, dans le menu latéral, allez dans Adoptions → Option
- Si vous voulez créer une réservation, dans le menu latéral, allez dans Adoptions → Réservation
- Si vous voulez créer une vente, dans le menu latéral, allez dans Adoptions → Vente
Pour chacune de ces évènements transactionnels, la procédure est la même :
- Vous choisissez un animal (dont le statut est disponible sur sa fiche)
- Vous choisissez un adoptant ou renseignez un nouvel adoptant
- Vous renseignez les informations de prix, de remise éventuelle et de livraison
- Vous sauvegardez votre option / résa / vente.
- Vous pourrez imprimer le contrat de votre animal ou l'envoyer directement par mail depuis le bouton Contact.
Ci-dessous un aperçu de l'écran d'édition d'une réservation vous permettant la génération du contrat de vente.
Si vous n'y arrivez pas ou que vous n'avez pas le temps, l'équipe Webreed propose l'implémentation de vos contrats. Cette prestation coûte 30€ ht par contrat pour un contrat de 4 pages, 60€ ht par contrat pour un contrat de plus de 4 pages et dans la limite de 10 pages.
Contactez Julie au 0634559119 (numéro réservé aux clients avec un abonnement actif).
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